Não dá para negar que a transformação digital vem mudando a construção civil, e que seus efeitos ainda vão durar muito tempo e gerar muito mais inovação. Mas isso não quer dizer que tarefas importantes sempre exigem sistemas complexos e inovadores.
Certas atividades essenciais para o sucesso de uma obra são tão simples e práticas quanto preencher um documento básico da maneira correta. E esse é o caso da ficha de verificação de materiais (FVM).
Neste artigo, eu vou te mostrar por que essa ficha é importante, como preenchê-la do modo certo e quais os principais cuidados que você precisa tomar para trabalhar bem com ela.
Qual a importância da FVM para as suas obras
O objetivo da ficha de verificação de materiais é garantir que tudo na obra vai sair como esperado. Afinal, contar com os materiais adequados e em bom estado, na quantidade ideal, é metade do caminho para fazer o serviço do jeito certo.
Assim, uma verificação simples e prática, que fica registrada num documento acessível às pessoas que têm papel-chave na obra, é uma saída muito eficiente para isso. E quanto mais precisa a conferência, menos problemas comuns a obra vai enfrentar, como:
- atraso por falta de materiais;
- retrabalho por uso de materiais errados ou problemas com a qualidade do serviço;
- troca ou até novas compras de materiais;
- disputas entre a construtora e os fornecedores acerca de materiais;
- entre outros.
Sendo assim:
Uma ficha de verificação de materiais é uma das soluções mais simples para manter o controle de qualidade dentro da obra e evitar todo tipo de problema com os insumos.
Como preencher corretamente a ficha de verificação de materiais
Visto que não existe um modelo padronizado de ficha, cada empresa deve definir o que considera melhor neste sentido. Ainda assim, algumas boas práticas podem ser úteis tanto para que você escolha seu modelo quanto para que o preencha da melhor forma possível.
Por exemplo, vale a pena dividir as informações da FVM em seções, a fim de manter o documento fácil de ler, bem organizado e com o nível de detalhes adequado ao tipo de avaliação de cada item.
Um bom modo de fazer esta divisão seria em 3 partes:
- Cabeçalho: aqui é onde você identifica a obra em questão, quem é o responsável pela avaliação, detalhes da nota fiscal, número interno de controle da própria FVM e data da verificação;
- Corpo: aqui fica a avaliação de cada item, de acordo com o nível de detalhe que cada material exige. Aspectos como a quantidade de insumos, dimensões e especificações técnicas são úteis. Além disso, é importante ser muito claro em dizer se o material é aceitável e, caso não seja, dizer o motivo e como resolvê-lo;
- Rodapé: por fim, o espaço para assinatura do responsável pela avaliação, do responsável pela obra e, como opção, espaço para avaliar a entrega e o atendimento. Também é possível descrever detalhes adicionais de como guardar e manusear os materiais.
5 cuidados essenciais ao preencher a sua ficha de verificação de materiais (FVM)
Depois de conferir como a ficha de verificação de materiais funciona, é hora de entender quais são os principais cuidados que você precisa tomar para trabalhar bem com ela. E a boa notícia é que não há nada complicado demais.
Pelo contrário, esse documento envolve poucos cuidados, mas é essencial que você não deixe nenhum deles para trás se quer ver os bons resultados da FVM na sua obra.
Então, aqui estão os 5 cuidados que você precisa tomar:
1. Escolher um modelo simples de ficha
Já falamos um pouco sobre isso acima, mas é preciso frisar que a ficha deve ser lida por várias pessoas ao decorrer da obra.
Quanto mais simples o modelo de ficha, mais fácil de preencher sem demora, e maior a chance de que todos os envolvidos entendam a mesma coisa ao procurar informações no documento.
Ao contrário do que pode parecer, não se trata apenas de um documento de “fachada”, uma simples assinatura de recebimento de mercadoria. A FVM é a garantia de que o material que está no almoxarifado é o que deve ir para o canteiro e ser usado na obra.
2. Não demorar para preencher a ficha de verificação de materiais
O ideal é preencher a FVM assim que os materiais são entregues, até porque se encontrar algum problema o profissional responsável deve recusar o recebimento do produto. Caso contrário, isso pode causar sérios problemas com o fornecedor mais tarde.
Além disso, é mais fácil deixar os detalhes de lado e fazer uma verificação negligente se deixar muita coisa acumular no almoxarifado.
Então, percebe como o simples ato de adiar um pouco a avaliação pode comprometer o documento (e a obra) por inteiro? É bom não esperar.
3. Manter o documento preenchido acessível a todo momento
De que adianta preencher bem a ficha de verificação de materiais se ninguém conseguir consultá-la depois em um momento de necessidade? Tome o cuidado de guardar cada FVM em um lugar seguro e de fácil acesso, de preferência no próprio almoxarifado.
Uma solução ainda melhor é digitalizar as informações e registrar cada FVM e uma plataforma integrada de gestão. Com isso, todos os dados verificados estarão disponíveis em tempo real.
Mais que isso, com um bom sistema, você consegue descobrir não apenas se os materiais são adequados, mas se você está pagando mais do que deveria por eles ou não.
4. Definir critérios claros de avaliação para cada material
Outro cuidado indispensável para garantir que suas fichas de verificação tenham o efeito desejado é por definir critérios claros e precisos de como avaliar cada item. Sem isso, a verificação pode ficar muito subjetiva e atrapalhar a qualidade das obras.
É verdade que alguns pontos são bem óbvios na hora da verificação, como a quantidade de itens e a especificação dos materiais. Mas o aspecto visual também demanda atenção, e isso nem sempre é tão objetivo quanto se pensa. Assim, estabelecer critérios claros e aceitáveis pode ajudar bastante.
5. Avaliar itens complexos com maior atenção
Itens complexos, como aqueles materiais que só funcionam com medidas ou fórmulas exatas, ou materiais de acabamento, também precisam de maior atenção. Um pequeno erro de verificação poderia significar prejuízo grande para a obra, além de atrasos e outros desafios.
E aqui não existe segredo:
O bom e velho olhar atento é que vai fazer diferença. Por isso, o profissional que vai verificar os materiais não deve fazer isso enquanto realiza outras tarefas, sem prestar muita atenção. É preciso reservar tempo só para isso se quiser evitar surpresas depois.
Sendo assim, a ficha de verificação de materiais, ou FVM, é um recurso muito simples, mas bastante útil para garantir a qualidade das obras e evitar problemas sérios no canteiro. Tudo o que você precisa é definir o seu modelo de ficha, de preferência eletrônica, e tomar os cuidados que listei aqui ao trabalhar com ela.
Além de automatizar sua verificação de materiais, existem outras formas em que uma boa plataforma de gestão pode colocar a sua empresa na rota da automação de processos. Veja agora quais são algumas das principais ações que vale a pena tomar agora!
